Workflow

Un workflow (o flujo de trabajo) es una representación de los estados posibles en los que podrá hallarse un proceso determinado y las acciones requeridas para que el proceso cambie de un estado a otro.

La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.

A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.

Objetivos de un sistema de workflow

• Reflejar, mecanizar y automatizar los métodos y organización en el sistema de información
• Establecer los mecanismos de control y seguimiento de los procedimientos organizativos
• Independizar el método y flujo de trabajo de las personas que lo ejecutan
• Facilitar la movilidad del personal
• Soportar procesos de reingeniería de negocio
• Agilizar el proceso de intercambio de información y agilizar la toma de decisiones de una organización, empresa o institución

Beneficios del Workflow o flujo de trabajo

Según los procesos de negocio que implantemos en la empresa los beneficios de los flujos de trabajo pueden ser:

• Ahorro de tiempo y mejora de la productividad y eficiencia de la empresa, debido a la automatización de muchos procesos de negocio.
• Mejora del control de procesos a través de la normalización de los métodos de trabajo.
• Mejor atención y servicio al cliente; un incremento en la coherencia de los procesos da lugar a una mayor previsibilidad en los niveles de respuesta a los clientes.
• Mejora en los procesos; mayor flexibilidad de acuerdo con las necesidades empresariales.
• Optimización de la circulación de información interna con clientes y proveedores.
• Integración de procesos empresariales.

Workflow se define típicamente en tres amplias categorías que van desde los más complejos y estructurados hasta los que usan E-Mail (correo electrónico).

Workflow de Producción:

El Workflow orientado a producción o transacciones es usado en aplicaciones tradicionales gobernadas por una serie de normas y procedimientos. Requieren personal para realizar tareas repetitivas en las cuales los documentos pueden requerir ser accedidos por pedido (días, meses o aun años después). Además, se requieren reglas para crear y mantener un registro de auditoria de cada documento. Ejemplos de este tipo incluyen líneas de crédito, reclamos, etc.

Workflow AD-HOC:

El workflow orientado a proyectos o AD-HOC incluye un indefinido grupo de personas con fechas especificas para realizar tareas. Este tipo de workflow implica una gran cantidad de tiempo para su coordinación. Es típicamente de corta vida y desestructurado, variando mucho en su complejidad. Ejemplos de este tipo son: desarrollo de planes estratégicos, diseño de productos, evaluación de un producto, etc.

Workflow Administrativo:

Esta categoría incluye tareas de rutina simples usando correo electrónico. El intercambio de información tiene lugar en forma electrónica.

En el mercado existen diversos tipos de herramientas Workflow, las principales son: Workflow Corporativo, Workflow de Aplicación, Workflow Documental y Workflow de Producción. Algunos de ellas se limitan a su área en particular y otras permiten la comunicación con aplicaciones externas de manera síncrona (esperando la respuesta antes de proseguir) y/o asíncrona (solamente deja un "mensaje" y recupera la respuesta más adelante).

En la actualidad existen nuevas herramientas y sistemas muy sofisticados, que logran mayores incrementos en la eficacia de los procesos de negocio, nos referimos a las relacionadas con las "herramientas de trabajo en grupo" que incluyen piezas claves de automatización de procesos administrativos (Workflow) y de gestión de documentación.