EDI

Desde hace varios años asistimos a una verdadera revolución en la transmisión electrónica de información, de forma que cada vez más las herramientas que utilizará el profesional de la administración de empresas y contabilidad estarán ligadas a las telecomunicaciones. El EDI es la puerta al comercio electrónico.

El EDI (Electronic Data Interchange, por sus siglas en ingles) es el intercambio electrónico de datos de computadora a computadora entre Socios Comerciales (cadenas), con la finalidad de ahorrar tiempo al eliminar los tradicionales métodos de preparación y envío de documentos a través de mensajería. A la vez, tiene la ventaja de ser un método más seguro y confiable para el manejo de información.

Como hemos visto, cualquier operación comercial exige de un elevado número de transacciones e intercambio de documentos entre las empresas. Por lo tanto se hace necesario automatizar estos intercambios de documentos y normalizarlos, es decir emplear un lenguaje común.

Si se ha definido la Contabilidad como "lenguaje de los negocios", podemos definir el EDI como una "lengua de los negocios". De la misma manera que en para un sólo lenguaje, el lenguaje humano, existen varias lenguas o idiomas, el contable, para comunicarse mediante el lenguaje de la Contabilidad, dispone de varias lenguas.

Desde el punto de vista técnico, el EDI consiste meramente en enviar datos a través de redes y circuitos entre dos ordenadores distantes. Por lo tanto, en principio, cualquier sistema de telecomunicaciones es válido. Los servicios de red más comunes que puede utilizar una empresa para intercambiar documentos EDI son:

Transmisión de datos por la red telefónica básica

Redes públicas de transmisión de datos

Servicios de Valor Añadido

Redes privadas

EDI y otras tecnologías similares ahorrar dinero de una empresa, proporcionando una alternativa a la, o la sustitución de los flujos de información que requieren una gran cantidad de interacción humana y materiales tales como documentos en papel, reuniones, faxes, etc Aun cuando los documentos en papel se mantienen en paralelo con el EDI.

Otra de las ventajas del intercambio electrónico de datos es la reducción de errores, tales como el transporte marítimo y los errores de facturación, ya que elimina la necesidad de EDI Rekey a los documentos sobre el destino dado. Una ventaja muy importante del intercambio electrónico de datos sobre documentos en papel es la velocidad en la que el socio comercial recibe e incorpora la información en su sistema, por lo tanto reduce mucho los tiempos de ciclo. Por esta razón, EDI puede ser un componente importante de "justo a tiempo en los sistemas de producción”.